In mijn vorige blog heb ik al aangegeven dat de introductie van templates of een huisstijlsysteem als Orange Pepper style veel overeenkomsten vertoont met andere automatiseringsprojecten. Dat zijn dan niet de “hardcore” projecten zoals invoering van nieuwe hardware of verhuzing naar een datacenter. Huisstijlprojecten zijn een zaak van ingrijpen in en aanpassen aan bedrijfsprocessen, in het bijzonder het zorgen voor de juiste uitstraling van het bedrijf. Dat betekent dus dat een van de belangrijkste eisen (en dus toetsingscriterium) is “draagt de implementatie daar aan bij?”.
Dit is ook de reden waarom algemeen bedrijfs- en communicatiemanagement hierbij een actieve rol moeten spelen. Hoewel de implementatie uiteindelijk voor een belangrijk deel technisch is, is dat een onderdeel van het proces. Templates en huisstijlsystemen zijn niet alleen een IT-aangelegenheid.
Maar het omgekeerde is even waar: omdat het erom gaat de juiste toepassing van de huisstijl “handjes en voetjes” te geven, is het minstens zo belangrijk de IT-afdeling hier actief in te betrekken en liefst vanaf het begin. We hebben het meegemaakt: aan het einde van de ontwikkeling van een nieuwe huisstijl moesten er ook nog “even wat templates gemaakt worden”. Qua planning en budget was dat dan de sluitpost. Vanuit IT-standpunt zou je mijn uitspraak van vorige keer kunnen herformuleren als “Introductie van huisstijl is te belangrijk om het alleen aan (communicatie)managers over te laten”.
Doel van de implementatie is last but zeker niet least het aan de medewerkers aanbieden van een efficiënte manier om de huisstijl te kunnen gebruiken: snel en gemakkelijk. Ook zij zijn dus “stakeholders” die vanaf het begin in het process betrokken moeten worden.
De combinatie van het vaak lastige proces om een goed pakket van eisen op te stellen. Dit kwam onlangs in het seminar van Orange Pepper aan de orde. In combinatie met de vele betrokken partijen is voor velen een schrikbeeld: op nog meer overhead, vergaderen, rapporten en politiek(!) zitten we niet te wachten. Door een goede aanpak is dat echter te minimaliseren. De kunst is de werkelijk belangrijke eisen niet uit het oog te verliezen en je “boerenverstand” te gebruiken. Daar kom ik de volgende keer op terug.