Huisstijlautomatisering: hoe krijg je alles op een rijtje?

“We hebben een mooie huisstijl, maar het lukt alsmaar niet om iedereen die goed toe te laten passen.” Het lijkt voor veel organisaties een struikelblok: onze uitstraling moet eenduidiger, maar hoe?

Veel communicatie-uitingen worden geregeld door professionals: communicatiemedewerkers, vormgevers, pr-adviseurs. Zij hebben vanuit hun vakgebied een goed oog voor het belang van herkenbaarheid. En zij ergeren zich aan de ‘rommel’ die ze vanuit de organisatie voorbij zien komen: logo’s die ontbreken of niet goed gebruikt zijn, verkeerde lettertypes, foto’s die van internet geplukt zijn, ‘bijzonder opgemaakte’ offertes, enzovoort.

Feitelijk moet je vaststellen dat je ‘het oog’ niet kunt verwachten als je verder de organisatie in gaat. Dagelijks produceren mensen documenten, presentaties, e-mails, maar vaak zijn zij zich helemaal niet bewust van hun bijdrage aan de uitstraling van hun organisatie. Bovendien “heb ik wel wat anders te doen!”.

Organisaties die werken aan een consistente herkenbaarheid stellen daarom tools beschikbaar waarmee het medewerkers gemakkelijk wordt gemaakt om ‘het goed te doen’. Maar welke tools dan, met wat en voor wie?

Het begint met het vaststellen van de stakeholders: wie zijn betrokken bij het documentcreatie-proces? Dat zijn b.v. secretaresses, marketeers, ICT, communicatie en directie. Als je hen vervolgens bij elkaar brengt en hun werkwijzen gezamenlijk bespreekt bereik je twee doelen: 1) je krijgt een goed inzicht in hoe gewerkt wordt en wat de wensen en randvoorwaarden zijn en 2) je creëert een draagvlak voor verbetering en vernieuwing.

Ik doe het bovenstaande vaak voor organisaties die er zelf niet aan toe komen om dit te regelen. Meestal heeft dat te maken met onbekendheid van het terrein: welke communicatiespecialist had immers kantoorautomatisering als vak en welke ICT-er heeft affiniteit met communicatie? Voor mij is het gesneden koek: ik werk al decennialang op het snijvlak van communicatie en ICT. Maar omdat iedere organisatie zijn eigen DNA heeft, blijft het ook voor mij iedere keer toch weer verrassend. Op basis van de inventarisatie (die ik een ‘brainstorm’ noem) maak ik een analyse, waaruit een concreet plan van aanpak volgt. Met aanbevelingen, prioritering en een begroting van kosten én opbrengsten.

In een van mijn volgende blogs zal ik wat meer vertellen over dat plan van aanpak en hoe de uitvoering ervan leidt tot een daadwerkelijk grotere herkenbaarheid en een kostenbesparing.